A Ricoh által publikált tanulmány szerint Európában leginkább az állami szektor hajlandó a felhőalapú technológiák használatára a dokumentum-megosztások terén, ugyanakkor a szektor alkalmazottainak 52 százaléka állítja azt, hogy ennek hatására a dokumentumok kezelése nehezebbé vált.
”Úgy látszik, hogy az állami szektor nem használja ki maximálisan a felhőalapú megoldások előnyeit, mint például a könnyebb hozzáférést az információkhoz, a növekvő tudásmegosztást és a nagyobb üzleti agilitást. Ez lehet az egymáshoz nem kapcsolódó dokumentumfolyamatok eredménye, ahol a folyamatokat, a technológiákat és az emberi munkamódszereket külön kezelik és nem egy rendszer részeiként,” állítja Carsten Bruhn, ügyvezető igazgatóhelyettes, Ricoh Europe.
A tanulmány alapján az állami szektorban tevékenykedő szervezetek 47 százaléka használ felhőalapú megoldást dokumentum megosztásra és 71 százalék arra, hogy lehetővé tegye a dokumentumokhoz történő mobil hozzáférést. Az állami szektor felismeri, hogy az új technológiák a segítségükre lehetnek, de az esetek többségében (69 százalék) úgy ruháznak be új technológiákra, hogy nincsenek tisztában a meglévő rendszerek funkcionalitásával sem.
A tanulmány egyéb lényeges felfedezései:
- Az állami szektorban dolgozó válaszadók 83 százaléka szerint bár hozzáférésük van a legújabb eszközökhöz – mint az okostelefonok és a táblagépek – de a használatukat erősen korlátozza az avítt jogrendszer.
- Eltérés van a front office és back office számára elérhető technológiák között, ami szűk keresztmetszeteket, dupla munkát és biztonsági kockázatokat eredményez.
- Az állami szektorban dolgozó válaszadók 83 százaléka azt állítja, hogy az elavult munkahelyi gyakorlatok miatt nem tudnak maximális hatékonysággal dolgozni.
- Bár a válaszadók 52 százaléka szerint információ biztonságuk ma jobb, mint 2009-ben volt, de mindössze 44 százalék gondolja azt, hogy a dokumentumfolyamatok biztonságosak.